Come si scrive una mail professionale?

Ottimizza la scrittura delle tue email aziendali per una comunicazione efficace. Leggi i consigli pratici per scrivere messaggi chiari e professionali.
23/3/2023

La legge di Metcalfe, formulata dallo scienziato informatico Robert Metcalfe, afferma che l'utilità e il valore di una rete sono proporzionali al quadrato del numero degli utenti.In altre parole: un computer, solo e non connesso vale poco. Due computer possono almeno comunicare tra loro. Miliardi di computer interconnessi formano potenzialmente utilità e valore infiniti. 

La Legge di Metcalfe, tuttavia, ha un lato oscuro: al diminuire del costo della comunicazione, corrisponde un aumento esponenziale del numero di interazioni, così come del tempo necessario per elaborarle. Questo impatto si riflette sul luogo di lavoro, soprattutto se quest'ultimo è un ufficio. Siamo infatti sommersi dalle comunicazioni via email, indipendentemente dal ruolo o dalla posizione lavorativa che copriamo, ma i costi della comunicazione inutile sono altissimi, sia in termini di tempo “perso”, sia in termini di fattore di burnout per i dipendenti 

Una delle prime soluzioni per affrontare questo problema è imparare a scrivere email efficaci e professionali. In questo articolo, esamineremo alcuni consigli pratici per migliorare la qualità delle comunicazioni via email all'interno dell'ambiente lavorativo.

Bottiglia con messaggio dentro

Oggetto dell’email 

L’oggetto dell’email è un po’ come il nome di un prodotto su Amazon. Se non ha un nome chiaro, non viene venduto. Allo stesso modo, se l’email non ha un oggetto chiaro rischia di non venire aperta o peggio ancora, di essere cestinata. Quando scrivi l'oggetto di un'email, considera che sia una sorta di "parola chiave", che deve rendere facilmente individuabile il messaggio tra tanti altri nella casella di posta del destinatario.

Prendi il tempo di scrivere un oggetto molto chiaro e descrittivo, che dia un’idea del contenuto del messaggio e dell’eventuale azione richiesta.

Tono di voce

La scelta del tono di voce è cruciale per instaurare un dialogo efficace e rispettoso. Anche se negli anni si è registrata una certa tendenza verso un tono più informale, è sempre consigliabile mantenere un approccio formale ma cordiale. Evita espressioni familiari o informali, che potrebbero risultare inappropriati o poco professionali. Invece, adotta un tono che trasmetta rispetto e cortesia verso il destinatario.

È altrettanto importante utilizzare la terminologia corretta e adeguata al contesto del messaggio che stai comunicando. Tieni presente che il tuo interlocutore potrebbe provenire da contesti diversi e utilizzare termini specifici propri della propria area di competenza. Pertanto, cerca di adattare il tuo linguaggio per favorire una comprensione chiara e un'efficace comunicazione reciproca.

Contenuto

Per massimizzare l'efficacia della comunicazione via email, è essenziale considerare sia la struttura del contenuto, sia la sua sostanza. Il nostro cervello tende a fare una rapida scansione del testo prima di impegnarsi in una lettura dettagliata. Pertanto, è consigliabile suddividere il messaggio in paragrafi brevi, chiari e logicamente organizzati, rendendo più agevole la comprensione da parte del destinatario.

Quando necessario, l'utilizzo di elenchi puntati o numerati può risultare particolarmente utile, specialmente se si richiede una serie di documenti o precisazioni specifiche. Questo contribuisce a rendere il testo più chiaro e ben strutturato. Inoltre, è importante tenere presente che, mentre durante una conversazione telefonica può essere apprezzabile scambiare qualche parola preliminare, in un'email è preferibile andare direttamente al punto. Questo aiuta a ridurre il tempo di lettura e a evitare di far perdere tempo al destinatario. Ricordiamoci che le email possono essere consultate più volte nel corso del tempo e che informazioni aggiuntive, al di là del messaggio principale, potrebbero risultare fuori contesto e superflue.

Ortografia e Grammatica

L'importanza della correttezza ortografica e grammaticale in una email non può essere sottovalutata. Anche se può sembrare un dettaglio banale, gli errori di ortografia o grammatica possono lasciare una cattiva impressione e compromettere la credibilità del mittente, specialmente se si tratta di un primo contatto.

Prima di inviare l'email, è buona prassi rileggere attentamente il testo per individuare e correggere eventuali errori di ortografia o grammatica. Anche l'uso di strumenti di correzione automatica è un valido alleato per garantire la qualità del proprio messaggio.

Firma e Saluti

La chiusura delle email ha la stessa importanza delle altre componenti e deve essere appropriata. Opta per una formula di saluto classica, come "Cordiali saluti" o "Distinti saluti", seguita da un ringraziamento breve e cortese per l'attenzione dedicata al messaggio. Assicurati di includere una firma professionale completa con i dettagli dell'azienda e le tue informazioni personali. Questo può comprendere il nome dell'azienda, il tuo nome completo, il tuo titolo o ruolo all'interno dell'azienda, nonché i dettagli di contatto come il numero di telefono e l'indirizzo email.

Assicurati che la tua firma sia completa e accurata, in modo che il destinatario abbia tutte le informazioni necessarie per contattarti facilmente in caso di necessità.

Per perfezionare le tue abilità nella scrittura delle email e nella comunicazione scritta in generale, puoi partecipare a un corso dedicato alla scrittura efficace. Inoltre, l'esercizio quotidiano nella redazione di email e brevi testi chiari e concisi può aiutarti a migliorare progressivamente le tue competenze.

Se sei interessato a ricevere ulteriori informazioni su corsi di formazione mirati, non esitare a contattarci all'indirizzo email info@formile.it.

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