Analisi dei fabbisogni formativi: le fasi da seguire

Nel dinamico contesto aziendale odierno, caratterizzato da incertezza, complessità e veloci mutamenti di tendenze e competenze, le imprese si trovano a fronteggiare sfide importanti. Dal rinnovamento dei modelli di business alla ridefinizione degli assetti organizzativi, dalla cultura aziendale allo stile di gestione, il panorama è in costante evoluzione. 

In tale contesto, la formazione riveste un ruolo decisivo per garantire l'adeguamento continuo delle competenze dei dipendenti, contribuendo alla creazione di un capitale umano sotto forma di asset strategico fondamentale, capace di generare un vantaggio competitivo solido e sostenibile nel tempo. Affrontare efficacemente queste sfide richiede una valutazione scrupolosa e mirata dei bisogni formativi aziendali.

Che cos’è l’analisi dei fabbisogni formativi

L'analisi dei fabbisogni formativi costituisce un'operazione cruciale per individuare le specifiche esigenze di formazione all'interno di un'organizzazione e per definire le strategie più adeguate per soddisfare tali requisiti. Un approccio efficace richiede una personalizzazione del processo in base al settore organizzativo e alle peculiarità dell'operato aziendale. 

Un'analisi completa non può limitarsi a valutare unicamente le competenze dei collaboratori, ma deve estendersi al contesto operativo dell'azienda e al grado di soddisfazione delle risorse coinvolte. Si consiglia inoltre di condurre un’analisi dettagliata dei fabbisogni formativi in modo periodico almeno una volta l’anno, idealmente in concomitanza con la definizione del budget aziendale. Questo momento dovrebbe rappresentare l’occasione per formalizzare la raccolta dei bisogni in un documento ufficiale di sintesi.

In molte piccole imprese, l'analisi dei bisogni si basa spesso sulla percezione dell'imprenditore, trascurando talvolta l'utilizzo di strumenti oggettivi disponibili. Interviste mirate, focus group, colloqui individuali o survey sono solo alcuni degli strumenti a disposizione che possono essere impiegati per ottenere un quadro più completo e accurato.

Nel proseguire di questo articolo, esploreremo dettagliatamente le fasi essenziali coinvolte nella conduzione di un'analisi dei fabbisogni formativi, offrendo una guida pratica per garantire il massimo beneficio da questa attività così importante.

Le fasi dell’analisi dei fabbisogni formativi 

La metodologia dell'analisi dei fabbisogni formativi si articola in diverse fasi chiave, ciascuna rivolta a obiettivi specifici per garantire una pianificazione e implementazione efficace. 

1. La prima fase consiste nell'individuare obiettivi chiari e ben definiti, fondamentali per avere una visione precisa dei risultati attesi. Gli obiettivi possono essere molto concreti, ad esempio lo sviluppo di un’applicazione interna, oppure intangibili, ad esempio il miglioramento del customer service. È importante che siano misurabili in entrambi i casi. Si devono poi individuare i soggetti coinvolti, ovvero i dipendenti dell'organizzazione che saranno oggetto dell'analisi.
2.  La seconda fase si concentra sull'identificazione delle competenze da sviluppare. Come accennato nel paragrafo precedente, è possibile utilizzare vari strumenti per raccogliere le informazioni, come ad esempio questionari, interviste, focus group, analisi delle performance e dei feedback dei clienti. Nel caso di un’analisi dei fabbisogni eseguita ad hoc (ad esempio per il lancio di un progetto specifico), sarà utile coinvolgere l’intero team di progetto per discutere i livelli di competenza attuali e quelli necessari per portare a termine il progetto con successo. Nel caso invece in cui l’analisi dei fabbisogni eseguita sia quella annuale periodica, può aiutare la preparazione di un organigramma aziendale che specifici per ogni posizione, il set di competenze, conoscenze e abilità richieste.  Leggi anche: "Mappatura delle competenze nelle PMI: gli strumenti"
3. La terza fase approfondisce l'elaborazione dei dati raccolti e la creazione di un piano formativo dettagliato. Qui, l'attenzione si concentra sulle aree di competenza che richiedono interventi formativi, con una particolare considerazione per i contenuti e le metodologie formative più adeguate.
4. La quarta fase è dedicata alla pianificazione e all’implementazione del piano formativo. In questa fase si definiscono le date di inizio e di fine della formazione, si stimano i costi da sostenere e si individuano le figure esterne da coinvolgere, ad esempio: docenti, tester, enti di formazione ed eventualmente fondi interprofessionali. 
5. Una volta conclusi i percorsi di formazione, si passa alla valutazione dei risultati. Questo processo analizza l'efficacia del piano formativo, verificando se gli obiettivi specifici sono stati raggiunti e se la formazione ha influenzato positivamente le performance dei dipendenti. La valutazione dei risultati è essenziale per apportare eventuali modifiche e miglioramenti al piano formativo, assicurando una continua ottimizzazione.

Queste fasi forniscono una guida chiara per la conduzione di un'analisi dei fabbisogni formativi efficace, ma il processo deve essere adattato alle specifiche caratteristiche e all'assetto operativo di ciascuna impresa. Investire tempo ed energie in un'analisi approfondita dei fabbisogni formativi si traduce in un vantaggio competitivo tangibile, che consente alle aziende di adattarsi alle sfide in continua evoluzione e di coltivare un capitale umano altamente qualificato. 

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